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Mahnschreiben konfigurieren

Automatisierte Mahnungen für überfällige Bücher erstellen.

Übersicht

OpenLibry erstellt Mahnschreiben als Word-Dokument (.docx), das du ausdrucken und an Eltern verteilen kannst.

Template-Datei

Mahnschreiben basieren auf einer Template-Datei. Eine Beispieldatei findest du unter:

public/mahnung-template.docx

Platzhalter

Im Template kannst du Platzhalter verwenden, die automatisch ersetzt werden:

Platzhalter Wird ersetzt durch
{firstName} Vorname des Nutzers
{lastName} Nachname des Nutzers
{schoolGrade} Klasse
{bookTitle} Titel des überfälligen Buchs
{dueDate} Rückgabedatum
{schoolName} Name der Schule
{currentDate} Aktuelles Datum

Eigenes Template erstellen

  1. Öffne die Beispiel-Datei mahnung-template.docx
  2. Passe Text und Layout an
  3. Füge Platzhalter in geschweiften Klammern ein
  4. Speichere als neue Datei im public/-Ordner
  5. Setze den Dateinamen in der .env:
REMINDER_TEMPLATE=meine-mahnung.docx

Beispiel-Template

MAHNUNG

Sehr geehrte Eltern von {firstName} {lastName} (Klasse {schoolGrade}),

das folgende Buch ist seit dem {dueDate} überfällig:

    {bookTitle}

Bitte geben Sie das Buch bis spätestens [Datum] in der Schulbibliothek ab.

Mit freundlichen Grüßen
Das Bibliotheksteam der {schoolName}

{currentDate}

Schulinformationen

Setze diese Variablen in der .env:

SCHOOL_NAME="Grundschule Beispielstadt"
SCHOOL_ADDRESS="Schulstraße 1"
SCHOOL_CITY="12345 Beispielstadt"

Mahnungen erstellen

  1. Gehe zu Reports
  2. Klicke auf Mahnungen oder Überfällige Bücher
  3. Wähle die Ausleihen aus
  4. Klicke Mahnschreiben erstellen
  5. Ein Word-Dokument wird heruntergeladen

Tipps

Sammelmahnungen

Hat ein Kind mehrere überfällige Bücher, werden sie in einer Mahnung zusammengefasst.

Per E-Mail

Das generierte Dokument kannst du auch als E-Mail-Anhang versenden (falls E-Mail-Adressen gepflegt sind).

Freundlicher Ton

Denk daran: Kinder vergessen Bücher, das ist normal. Ein freundlicher Ton hilft mehr als strenge Worte!

Nächste Schritte